如何管理电子文档？电子文档的5个正确处理方式

逐渐走向“无纸化”办公的今天，秘书人员经常会接触到各种各样的电子文件。电子文件虽然方便快捷，却也常常伴随着安全与保管的问题。

如何才能更好地管理工作中的电子文件呢？具体可参照以下步骤：

一、收集

对于组织工作来往中接触到的电子文件，以及在日常工作中可能会对组织或个人有用处的文件，秘书人员应该有“收集意识”，不仅对于一些重要性“一目了然”的文件要进行主动收集与保存，对一些重要的文件内容、定稿草稿文件以及有重要凭证、依据、价值内容的文件更应该注重保存，以便学习与利用。

二、登记

收集并确认保留的电子文件应及时登记。一般组织都应有专门登记电子文件的表格，称为电子文件登记表。电子文件登记表应包括文件主题、事项、形成日期（接收日期）、文件代码、相关形成部门与联系方式等。电子文件登记表通常一式二份，一份交由企管部备案，一份由本部门与电子文件的备份一同保存，并应附纸质打印件。

三、分类

电子文件要分类管理，才能更好地发挥作用。电子文件的分类，通常采用按年度季度月度等时间、使用频率、文件大小或重要程度、名字首字母顺序、最近使用时间、内容相关性、事件等多种分类形式。例如按事件分类，可将每个事件列成一个大文件夹，大文件夹里面建立小文件夹，并将小文件夹按时间分类。即在分类时应按照分类方法将文档分为几个大类，再在大类中分小类，并可建立相应的由多级子文件夹组成的目录结构。具体工作中，按照哪种方法分类，要以方便保存与查找为原则，综合运用多种方法。

四、存储

不同信息类型的电子文件，由于其技术特性不同，存储载体和记录信息的标准、压缩方法也不同，所以应分别采取措施保证其原始性、真实性、完整性。鉴于电子文件的不稳定性和易修改性，应把电子文件制成硬拷贝存档，以保证电子文件数据的安全。对于那些参考作用较大的档案，宜采用光盘、硬盘存档为主，纸质存档为辅的方法。对于凭证价值较高的档案，宜采用纸质存档为主，光盘、硬盘存档为辅的方法。

五、保管

重要的电子文件应加密保管与备份（如有专门的档案部门，可将重要文件移交至档案部门，由档案人员进行管理）。同时，为维护组织机密，应制定电子文件保管使用的相关规定。未经有关部门领导批准，任何个人不得私自复制、转发或让他人阅览公司有关电子文件；未经部门确认或公司总经理批准，秘书人员不得擅自删除电子文件。